Mit einer 360-Grad-Rolle vorwärts ins Home-Office

Ein- und Ausgangspost bearbeiten, Aufträge und Rechnungen schreiben, Verträge unterzeichnen und Prozesse managen – 360 Grad im Home-Office bzw. remote zu arbeiten klingt für viele zunächst nach einem gehörigen Drahtseilakt. „Wie sollen wir denn vernünftig arbeiten, wenn eine Vielzahl unserer Dokumente in unseren Aktenschränken liegt?“, ist die Frage aller Fragen derjenigen, für die das Office der Mittelpunkt ihrer täglichen Arbeit ist.

Corona schubste viele Unternehmen ordentlich ins kalte Wasser, wenn es um das Thema Home-Office geht. Nur 36 Prozent zählen sich zu den digitalen Pionieren, ergab eine repräsentative Befragung des Digitalverbands Bitkom. Auch unser Team  blieb davon nicht verschont und musste zwangsweise ins Home-Office auswandern. Unsere obligatorischen „Dailys“ wurden kurzerhand zu Online-Meetings, die Begrüßungs- und Verabschiedungsrituale wanderten mit lustigen Emojis in bekannte Messangerdienste und der feierabendliche Hopfensmoothie wurde nach unserem „Auszug“ am PC in einer Videokonferenz zelebriert. Nur eins hat sich nicht geändert: Der einfache und unbeschränkte Zugriff auf unsere Dokumente.

Zugegeben sind wir ein Unternehmen, das relativ problemlos und mit wenig Aufwand ins Home-Office gehen konnte. Viele andere Firmen wurden dabei vor ein großes Mammutprojekt gestellt: Sie mussten binnen weniger Tage das machen, was Unternehmen in der Regel über Wochen und Monate ausführlich planen und organisieren. Einen gesamten Betrieb von jetzt auf gleich zu digitalisieren, ist nämlich gar nicht so einfach: Neue Tools, Formate, und kreative Ideen galt es rasch in bestehende Prozesse zu implementieren und neue Regeln zu beachten. Hinzu kam die Auseinandersetzung mit dem Daten- und Arbeitsschutz und der Logistik benötigter Dokumente. Bei näherer Betrachtung wird deutlich, dass in den Köpfen der Entscheider ein Umdenken stattfindet und sich das Bewusstsein für die Mobilität verändert.

  • Wie hat dieses Virus unsere Arbeitswelt in der letzten Zeit eigentlich verändert?
  • Welche Potenziale und Mehrwerte bieten Home-Office und Remote Work tatsächlich?
  • Und wie könnte Corona unser Arbeiten nachhaltig bereichert haben?

Diese Fragen haben wir uns in den letzten Wochen immer wieder gestellt. Deshalb haben wir uns auf die Suche nach Antworten gemacht. Welche interessanten Erfahrungen wir dabei sammeln konnten und welche Erkenntnisse wir gewonnen haben, möchten wir im Folgenden gerne mit Ihnen teilen.

Home-Office vs. Remote Work    

„Home-Office“ und „Remote Work“ sind zwei Begriffe, die besonders im Moment gerne synonym verwendet werden. Die Gegenüberstellung verrät, in welchen Punkten sich beide Worte unterscheiden, aber auch was sie verbindet.

Gemeisamkeiten  

  • Erhöhte Produktivität – Menschen, die sich in einem Umfeld befinden, in dem sie sich wohlfühlen, schaffen nachweislich mehr. Außerdem entfallen Anfahrtswege und Störfaktoren wie lange Meetings oder laute Kollegen.
  • Zeitgewinn – Wertvolle Zeit, die vorher zum Pendeln genutzt wurde, kann nun der Erholung oder Produktivität dienen.
  • Gesundheitsboost – Wer weniger pendeln muss, ist weniger Stress ausgesetzt. Selbstbestimmte kleine Päuschen können die Effizienz steigern und Gesundheit fördern.
  • Work-Life-Balance – Eine flexible Zeiteinteilung ermöglicht Beruf und Familie optimal unter einen Hut zu bringen und sorgt für mentales Gleichgewicht.
  • Gut für die Umwelt – Wer nicht pendeln muss, pustet keine umweltbelastenden Gase in die Luft und schützt so nachhaltig das Klima.

Unterschiede

Home-Office

  • Physischer Arbeitsplatz im Unternehmen
  • Arbeitnehmer im Büroalltag eingebunden
  • Fester Arbeitsplatz zu Hause

Remote

  • Keinen physischen Arbeitsplatz im Unternehmen
  • Arbeitnehmer eher weniger im Büroalltag eingebunden
  • Keinen festen Arbeitsplatz

Digitales Zeitalter als Chance für nachhaltigen Erfolg

Vor allem die aktuelle Situation zeigt uns ganz deutlich: Es ist wichtig, sich digital unabhängig aufzustellen, um selbstständig, flexibel und autonom arbeiten und agieren zu können. Das war noch nie so einfach, wie im Zeitalter der Digitalisierung. Wir müssen unsere technologischen Möglichkeiten nur als Chance begreifen, anstatt als lästige Pflicht, die wir entweder gar nicht oder nur stiefmütterlich in Angriff nehmen. Denn welche negativen Auswirkungen das unter Umständen haben kann, zeigt die aktuelle Pandemie: Die Visionäre und vorausschauenden Unternehmen gehen nun als Gewinner aus dem Corona-Ring. Denn sie konnten während des Shutdowns den Normalbetrieb weitestgehend aufrechterhalten und wenig finanzielle Verluste verzeichnen.

Natürlich ist das ein wenig zu kurz gedacht, weil nicht jedes Unternehmen sein Office „einfach so“ zu einem digitalen Workplace verwandeln kann. Es gibt einfach Branchen und Bereiche, die auch in Zeiten von Corona mit einem digitalen Büro ein gehöriges Problem hätten. Kulturschaffende zum Beispiel.

„Die Corona-Pandemie und die drastischen Beeinträchtigungen des öffentlichen Lebens erzwingen ein radikales Umdenken in der Kultur vieler Unternehmen. Noch stärker gefordert sind öffentliche Arbeitgeber, für die Homeoffice oft ein Fremdwort ist. Digitale Technologien sind der Schlüssel, um die Arbeitsfähigkeit von Wirtschaft und öffentlichen Einrichtungen wie Ämtern und Schulen auch in dieser außerordentlichen Krisensituation zu gewährleisten“, sagt Bitkom-Präsident Achim Berg.

Technologie als Freund und Perspektive

Daten und Informationen sind das Öl unseres digitalen Zeitalters. Die heutige digitale Informationsgesellschaft hat ein Arbeitsumfeld geschaffen, das Unternehmen mithilfe von digitalen Analysen, Auswertungen und Evaluierungen dabei unterstützt, ihre bisherigen Strukturen und Leistungen neu zu gestalten und verborgene Potenziale zu erkennen und zu entfalten. Das ermöglicht Unternehmen zum einen, adäquat auf Veränderungen zu reagieren und so zukunftsorientiert zu agieren. Zum anderen hat sich rumgesprochen, dass es einer Effizienzsteigerung bedarf, um in der digitalen Welt erfolgreich zu sein, bessere Ergebnisse zu erzielen und den Mitstreitern einen Schritt vorauszudenken.

Eine Möglichkeit zu mehr Produktivität ist das dezentrale Arbeiten. Durch einen zentralen Zugriff auf die Arbeitsunterlagen lassen sich Aufgaben nicht nur schneller und einfacher von überall aus erledigen; Mitarbeiter sind außerdem motivierter, weil ihnen ein hohes Maß an Vertrauen geschenkt wird, sie eine gewisse Verantwortung übernehmen dürfen und zusätzlich noch eine ausgeglichene Work-Life-Balance haben. So sind laut einer Studie der Hans-Böckler-Stiftung Arbeitnehmer im Home-Office eher bereit, Überstunden zu machen, als wenn sie im Büro sitzen.

Die Digitalisierung bietet eine schier unendliche Weite an Perspektiven und die Symbiose von Analog und Digital eröffnen für die Wirtschaft bislang ungeahnte Möglichkeiten: „Dass mobiles Arbeiten und mobiles Lernen zum Standard werden könnten, schien bislang undenkbar. Jetzt aber werden wie unter einem Brennglas die immensen Potenziale sichtbar, die digitale Technologien grundsätzlich bieten – im Kampf gegen das Virus wie auch in der Reduzierung des Berufsverkehrs und verkehrsbedingter Emissionen. Alle Unternehmen sind gefordert, Homeoffice für die dafür geeigneten Tätigkeiten einzuführen. Die Politik muss das Arbeitsrecht zwingend modernisieren, etwa indem aus der Zeit gefallene Regelungen wie die elfstündige ununterbrochene Mindestruhezeit gestrichen und der starre Acht-Stunden-Tag durch eine wöchentliche Höchstarbeitszeit ersetzt werden“, appelliert Bitkoms Präsident Berg.

Arbeitsprozesse im Zeitalter der Digitalisierung

„Wie und welche Bereiche ließen sich denn digital abbilden, wenn man darüber nachdenkt, ortsunabhängig zu arbeiten?“ Das ist die Frage aller Fragen, um die sich alles dreht. Doch die Antwort darauf ist relativ leicht: „Alle“. Zumindest wenn es um die verwaltungsgestützen Bereiche eines Unternehmens geht – von der Buchhaltung über den Vertrieb, das Personalwesen, die Projektabwicklung, das Qualitätsmanagement bis hin zur Produktion.

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Dokumentenmanagement und Archivierung wichtiger Unterlagen

Die Bearbeitung der Eingangspost ist ein wichtiger Unternehmensprozess und wird es auch immer bleiben. Das ist auch gut so, denn die analogen Workflows lassen sich wunderbar digitalisieren. Scandienstleister wie Servlog oder Dropscan sammeln und digitalisieren die Eingangspost und leiten sie sortiert an das Unternehmen weiter. Auch das sonst so mühsame manuelle Abholen von digitalen Belegen aus Rechnungsportalen hat dank Anbietern wie Invoicefetcher oder GetMyInvoice ein Ende. Viele DMS-Anbieter haben sogar eine Schnittstelle zu den jeweiligen Dienstleistern, sodass die digitalen Unterlagen unmittelbar in dem Dokumentenmanagement landen und dort direkt bearbeitet werden können.

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Interne Prozesse

Ob Vertrags- oder Personalmanagement, Rechnungsstellung oder Buchhaltung: Digitale Programme geben klare Strukturen, automatisieren Prozesse und speichern Daten an einem zentralen Ort ab. Mitarbeiter erhalten durch die Zuteilung verschiedener Berechtigungen Zugriff auf diejenigen Dokumente, die für sie relevant sind. Das ist zum einen enorm zeitsparend, bietet ihnen zum anderen auch den Raum für wichtigere Dinge.

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Produktion

Produktionsabläufe lassen sich durch intelligentes digitales Prozessmanagement und raffinierte Steuerungssysteme dokumentieren, analysieren und überwachen. Die gesammelten Daten helfen, bei der Prozessoptimierung und verringern Schwachstellen. Durch eine passende Schnittstelle lassen sich auch hier Daten und Informationen in andere Systeme übertragen.

Wir halten also fest, Corona hat uns dabei geholfen, eingefahrene Prozesse im Berufsalltag aufzubrechen und sie auch nach Coronazeiten zu revolutionieren. Home-Office entpuppte sich als Hauptgewinn, auch für die im Büro. Auch wenn das fiese Virus zunächst unsere Umsätze einbrechen ließ, modernisierten und digitalisierten sich unsere Arbeitsprozesse im Büro enorm. Haben wir den Mut, die Digitalisierung als nachhaltige Chance zu begreifen können wir die Zügel in die Hand nehmen und unseren Wettbewerbern mit schnellem Galopp davonreiten.

Gerne zeigen wir Ihnen Amagno auch bei einer unverbindlichen Online-Präsentation. Melden Sie sich hierfür direkt bei Pascal Grütter 061 715 91 91 oder per E-Mail.

 

Quelle: www.amagno.de