Dynamics NAV 2016 – Eingehende Dokumente

Scannen und in NAV bearbeiten

Elektronische Dokumente , wie beispielsweise PDF-Dateien, sowie eingescannte Dateien können direkt in den „Eingehende Dokumente“ in Microsoft Dynamics NAV gespeichert und von hier aus als Belege im ERP-System weiterverarbeitet werden. Verknüpfungen mit dem Originaldokument ermöglichen das Navigieren aus jedem erstellten oder gebuchten Beleg. Zudem können Sie manuell an bestehende Buchungsposten nachträglich ein eingegangenes Dokument anfügen.

Papierdokumente können eingescannt und manuell in die „eingehenden Dokumente” eingefügt werden, oder Sie erfassen sie per Smartphone oder Tablet – mit der Microsoft Dynamics NAV-App.

OCR (Optical Character Recognisition):
Die Integration der Texterkennung ermöglicht Ihnen, unstrukturierte PDF-Dateien oder eingescannte Rechnungen oder Gutschriften in strukturierte Daten umzuwandeln, um eine weitere Verarbeitung vornehmen zu lassen. Hinterlegen Sie beispielsweise Regeln, mit denen für eine Einkaufsrechnung automatisch die Standardkontowerte des jeweiligen Lieferanten abgerufen werden.

Schon in NAV 2016 integriert, ist der Lexmark Invoice Capture-Dienst für Microsoft Dynamics NAV. Jedoch ermöglicht die Architektur auch die Nutzung anderer OCR-Dienste oder externer Software.

Ein Beispiel aus der Praxis:

Das Beispiel ist aus einer Workflow-Standardvorlage unter Integration, OCR-Workflow eingehender Beleg:

Sie können auch mehr zu Workflows nachlesen in unserem September Newsletter.

EreignisEin eingehender Beleg wird von OCR empfangen.
AntwortErstellen Sie eine Einkaufsrechnung aus einem eingehenden Beleg.
EreignisErstellen eines Belegs aus einem eingehenden Beleg erfolgreich.
AntwortMachen Sie nichts.
EreignisErstellen eines Belegs aus einem eingehenden Beleg fehlgeschlagen.
AntwortErstellen Sie eine Benachrichtigung für USERXY.

Zusammengefasst können Sie Workflows für eingehende Dokumente für eine Vielzahl von Szenarien einsetzen:

  • Automatisches Senden und Empfangen von Belege an/von OCR.
  • Erstellung von Entwürfen für Einkaufsbelege.
  • Buchung von Entwurfsbelegen.
  • Erstellung von Zahlungsposten für gebuchte Belege.